השמירה והביעור - של מסמכי מערכת החשבונות ושל מסמכים אחרים בעסק 

1. מאימתי אפשר לבער "תיעוד חוץ" ו"תיעוד פנים", אשר מהווים אסמכתאות לניהול פנקסי החשבונות של העסק ?

2. מהבחינה המעשית: כשאנו מצויים בראשית שנת 2002 - איזו "שנת ניירת" לאחור, המהווה את המתואר בשאלה 1 לעיל, אפשר לגרוס ?

3. האם יש חובה לשמור את פנקסי החשבונות עצמם - בין שהם מורכבים מנייר ובין שהם מורכבים מחומר מגנטי - מעבר לתקופה דלעיל ?


יניב גבריאל משיב:

התשובה על שאלתו של הפונה נחלקת, כאן לשני חלקים: החלק האחד - תקופת השמירה; החלק השני - תקופת הביעור.

החלק האחד - תקופת השמירה

מסמכים, שהם בגדר תיעוד חובה: יש לשמור במשך 7 שנים מתום שנת המס, שבעניינה הם נכתבו, או במשך 6 שנים מיום הגשת הדוח על ההכנסה בעניינה של אותה שנת מס; הכול - לפי המאוחר(1).

מסמכים, שאינם בגדר תיעוד חובה (כגון: מסמכים סטטיסטיים, הזמנות, רישומים פנימיים, חוזים, פרוטוקולים וכיוצ"ב): יש לשמור במשך 3 שנים, לפחות, מיום הגשת הדוח על ההכנסה בשנת המס, שבעניינה הם נכתבו (ללא כל חשיבות למועד תום שנת המס)(1).

דוגמות, למועד סיום השמירה,
בשנות המס 2000 ו-2001

לגבי מסמכים - שהם בגדר תיעוד חובה

שנת המס מועד תום מועד הגשת מועד סיום הסבר לדוגמה
שנת המס הדו"ח השמירה

1993 30.09.1993 31.08.1994 30.09.2000 7 שנים מתום שנת המס

1993 31.12.1993 31.01.1995 31.01.2001 6 שנים מיום הגשת הדו"ח

1993 31.03.1994 31.01.1995 31.03.2001 7 שנים מתום שנת המס

1993 31.03.1994 31.05.1995 31.05.2001 6 שנים מיום הגשת הדו"ח


לגבי מסמכים - שאינם בגדר תיעוד חובה:

שנת המס מועד תום מועד הגשת הסבר לדוגמה
שנת המס הדו"ח

1996 31.12.1998 31.12.2001 3 שנים מיום הגשת הדו"ח

1996 31.03.1998 31.05.2001 3 שנים מיום הגשת הדו"ח

1997 31.03.1998 31.03.2001 3 שנים מיום הגשת הדו"ח

1997 31.09.1998 30.09.2001 3 שנים מיום הגשת הדו"ח

החלק השני - תקופת הביעור

הנישום רשאי לבער את תיעוד החובה (המקורי), לשנת מס פלונית, לאחר שחלפו 60 יום מיום שהוא סיים למזער את תיעוד החובה (המקורי), לאותה שנת מס; והכול - בתנאי שלא מאוחר מ-30 יום, מיום שסיים הנישום למזער את תיעוד החובה (המקורי), הודיע הנישום לנציב מס הכנסה על המועד, שבכוונתו לבצע את הביעור, והוא קיבל את אישורו של הנציב לכך(2).

מודגש בזה, כי נישום רשאי לבער את תיעוד החובה (המקורי) - רק אם הוא מ?זער, קודם לכן, את המסמכים בכפוף לכללים דלהלן:

- המזעור (צילום ממוזער במיקרופילם או במיקרופיש) נעשה ב"ממזער מוסמך",
שקיבל את אישורו למזעור זה מנציב מס הכנסה.

- הצילומים הממוזערים מהווים רצף במיקרופילם או במיקרופיש, שלא נחתך ולא
חובר בכל דרך, בכל מקום שהוא; הם מוספרו באותם מספרים עוקבים, שצוינו
במסמכים המקוריים, והם קריאים.

- בתחילת רצף המיקרופילם או המיקרופיש נכללים האישורים הנדרשים ב"תקנות
העדו?ת (העתקים צילומיים), התש"ל-1969"(3); וכן נכלל אישורו של נציב מס
הכנסה ל"ממזער המוסמך".

- הנישום מנהל רשימת איכון (אינדקס) של המסמכים הממוזערים.

הפניות המשיב:

(1) סעיף 25 ל"הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות) (מס' 2), התשל"ג-1973" [להלן - "ההוראות"].

(2) נספח ד' שבסעיף 36 להוראות.

(3) תקנה 3(3) ל"תקנות העדו?ת (העתקים צילומיים), התש"ל-1969".